Bielsk Podlaski, dnia 15.11.2016 r.

Izp.271.57.2016

ROZPOZNANIE CENOWE

na koordynację, zarządzanie i obsługę projektu PRZEDSZKOLAK – Wspomaganie rozwoju dzieci w wieku przedszkolnym z terenu miasta Bielsk Podlaski

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz.2164       z późn. zm.) – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30 000 euro (art.4 pkt.8 ustawy).

CPV 79421000-1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych

1.     ZAMAWIAJĄCY:

Miasto Bielsk Podlaski

ul. Kopernika 1, 17-100 Bielsk Podlaski

Regon: 050658982, NIP: 5432066155

www.bielsk-podlaski.pl

e-mail: um@bielsk-podlaski.pl

tel. 85 7318100, faks: 85 7318150

2.     Przedmiotem zamówienia jest koordynacja, zarządzanie i obsługa projektu PRZEDSZKOLAK – Wspomaganie rozwoju dzieci w wieku przedszkolnym z terenu miasta Bielsk Podlaski – projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Projekt ma charakter edukacyjny i skierowany jest do 344 dzieci, 40 rodziców, 63 nauczycieli z 5 ośrodków wychowania przedszkolnego w Bielsku Podlaskim.

Celem projektu jest wzrost jakości edukacji przedszkolnej 344 dzieci, zwiększenie dostępu do edukacji przedszkolnej 25 dzieci,  wzmocnienie kompetencji wychowawczych 40 rodziców i aktualizacja kwalifikacji 63 nauczycieli.

Osobą odpowiedzialną za całokształt realizacji projektu jest Kierownik projektu, powołujący zespół do zarządzania projektem w min. składzie: specjalista ds. monitoringu, specjalista ds. prawnych oraz asystent logistyczny kierownika.

Wszelkie działania powinny być zgodne z wytycznymi Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego, Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz wnioskiem o dofinansowanie, szczegółowym budżetem, harmonogramem realizacji projektu, jak również zgodnie z niżej wymienionym zakresem czynności.

3.     Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w kalkulacji ceny oferty wszelkie koszty prowadzenia biura, których poniesienie jest niezbędne w celu prawidłowego zrealizowania przedmiotu zamówienia oraz koszty osobowe tj. delegacje i wynagrodzenia zespołu projektowego. Zamawiający wymaga, aby biuro Wykonawcy znajdowało się w odległości do 50 km od siedziby Zamawiającego. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, przed terminem podpisania umowy zobowiązany jest do podania adresu siedziby biura.

4.     W ramach zarządzania Projektem i jego obsługi administracyjnej, do Wykonawcy będzie należeć koordynowanie działań projektowych, w tym:

1)    kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, zawartą umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami krajowymi i unii europejskiej,

2)    nadzorowanie nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością, koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem, zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi,

3)    nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z wymogami RPO WP oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w oparciu o umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami,

4)    planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu,

5)    przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu, 

6)    przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, rekrutacją, realizacją działań merytorycznych oraz rozliczeniem projektu,

7)    opracowanie formularzy rekrutacyjnych oraz aktualizacja dokumentów w związku ze zmianami w projekcie,

8)    informowanie Zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu,

9)    udział w szkoleniach organizowanych przez IZ z zakresu realizacji projektu,

10) przygotowanie części sprawozdawczej i współpraca przy części finansowej wniosków o płatność zaliczkową i końcową,

11) przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów,

12) monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia rezultatów projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach czasu,

13) podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu,

14) organizowanie spotkań monitorujących z pracownikami projektu oraz dyrektorami przedszkoli uczestniczących w projekcie,

15) współpraca przy zgłaszaniu do IZ wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych,

16) nadzór nad terminowym i prawidłowym przygotowaniem części finansowej i sprawozdawczej wniosków o płatność,

17) prowadzenie kontroli realizacji działań oraz nadzór nad monitoringiem wykorzystania materiałów oraz innych towarów zakupionych w ramach projektu,

18) udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne,

19) zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami projektu,

20) nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu – zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno-promocyjnych oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL,

21) przygotowywanie dokumentów projektowych, konsultowanie programów szkoleń i zajęć dydaktycznych,

22) nadzór nad dokumentacją potwierdzającą kwalifikowalność uczestników projektu,

23) nadzór nad prowadzeniem bazy danych SL,

24) nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostawy, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,

25) śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem krajowym i UE,

26) utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym (w tym: mailowych i telefonicznych oraz obecność Kierownika projektu w siedzibie Zamawiającego min. 1 raz w tygodniu) oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie projektu,

27) inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego.

5.     Termin realizacji zamówienia:

1)    Wymagany termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy – do dnia 31.10.2017 r.

2)    W przypadku opóźnienia terminu finansowego zakończenia projektu, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia do czasu zakończenia realizacji projektu.

6.     Minimalne doświadczenie Wykonawcy:

1)    doświadczenie w koordynowaniu projektów edukacyjnych w ramach programów współfinansowanych ze środków UE – min. 5 projektów (każdy o wartości nie mniejszej niż 300 tys. zł), w tym min. 1 projekt dotyczący innowacji w edukacji oraz min. 1 projekt partnerski – z okresu ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert,.

2)    dysponowanie kadrą edukatorów i dydaktyków oraz kadrą wskazaną do zespołu projektowego – min. 3 osoby z wykształceniem wyższym z przygotowaniem pedagogicznym, min 3-letnim stażem pracy w sektorze edukacji i doświadczeniem w realizacji min. 1 projektu, w tym min. 1 osoba akredytowana w zakresie metodologii PCM.

7.     Kryteria, którymi będzie się kierował Zamawiający przy wyborze oferty:

1)    C – cena brutto – 50% (50 pkt.)

Oferty otrzymają ilość punktów obliczoną wg wzoru:

                            najniższa cena oferty brutto spośród ważnych ofert

                C =    ---------------------------------------------------------------------  x   50 punktów

                                                cena badanej oferty brutto

2)    S – strategia zarządzania projektem, w tym zarządzanie ryzykiem projektu – 50% (50 pkt.), w tym:

a)       M – opis zarządzania merytorycznego – 20% (20 pkt.)

Wykonawca opisuje etapy i czynności zgodnie z wybraną metodologią Zarządzania Projektami rekomendowaną przez Komisję Europejską (np. PCM). Za poprawny opis Wykonawca może otrzymać maksymalnie 20 pkt.

b)      R – opis zarządzania ryzykiem projektu – 20% (20 pkt.)

Za każde poprawnie opisane ryzyko i strategie zarządzania ryzykiem Wykonawca otrzyma 5 pkt. (maksymalnie może otrzymać 20 pkt.)

c)       Z – stosowanie zasady równości szans i przeszkolenie personelu projektu – 10% (10 pkt.)

Wykonawca opisuje działania na każdym etapie realizacji projektu. Za poprawny opis Wykonawca może otrzymać maksymalnie 10 pkt.

Łączna punktowa ocena (PO) oferty obliczona zostanie według poniższego wzoru:

PO = C + S

gdzie:

PO – punktowa ocena badanej oferty

C – punktowa ocena w kryterium „cena brutto”

S = M+R+Z – punktowa ocena w kryterium „strategia zarządzania projektem, w tym zarządzanie ryzykiem projektu”

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego i uzyskała największą ilość punktów.

8.     Ofertę należy sporządzić wg lub na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik Nr 1. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Do oferty należy dołączyć:

1)    doświadczenie Wykonawcy wg Załącznika Nr 2 wraz z referencjami,

2)    wykaz kadry Wykonawcy wg Załącznika Nr 3.

9.     Osoby do kontaktu:

1)    w sprawach merytorycznych – Pani Teresa Ostaszewska – tel. 85 7318118

2)    w sprawach proceduralnych – Pani Ewa Nowicka – tel. 85 7318129

10. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w zamkniętej kopercie w Biurze podawczym Urzędu Miasta Bielsk Podlaski, ul. Kopernika 1, 17-100 Bielsk Podlaski w terminie do dnia 23.11.2016 r. z dopiskiem na kopercie: „OFERTA na koordynację, zarządzanie i obsługę projektu PRZEDSZKOLAK – Wspomaganie rozwoju dzieci w wieku przedszkolnym z terenu miasta Bielsk Podlaski”. W przypadku ofert wysłanych drogą pocztową – decyduje data wpływu oferty do Urzędu Miasta Bielsk Podlaski. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

11. Zamawiający powiadomi Wykonawców o wyniku postępowania drogą elektroniczną i zamieści informację na stronie internetowej.

12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji zamówienia.

Załączniki:

1.       Formularz ofertowy.

2.       Doświadczenie Wykonawcy.

3.       Wykaz kadry Wykonawcy

4.       Projekt umowy.

KIEROWNIK REFERATU

INWESTYCJI I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Jerzy Bartoszuk