Na podstawie art. 46 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 roku o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity - Dz.U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z póź. zm.) prowadzony jest zbiór meldunkowy w systemie informatycznym.

1. Gminny zbiór meldunkowy prowadzi się w systemie informatycznym:

1) zbiorów meldunkowych jako:

a) zbioru danych stałych mieszkańców,
b) zbioru danych byłych mieszkańców,
c) zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące,
d) zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy,

2) zbioru danych osobowych PESEL, zwanego dalej "zbiorem PESEL", uzyskanych w związku z nadawaniem numeru PESEL na podstawie zbiorów meldunkowych.

2. W zbiorze danych stałych mieszkańców gromadzone są następujące ich dane:

1. nazwisko i imiona;
2. nazwisko rodowe;
3. nazwiska i imiona poprzednie;
4. imiona i nazwiska rodowe rodziców;
5. data i miejsce urodzenia;
6. stan cywilny;
7. numer aktu urodzenia i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który ten akt sporządził;
8. płeć;
9. numer PESEL;
10. obywatelstwo (data nabycia obywatelstwa polskiego, data utraty obywatelstwa polskiego);
11. imię i nazwisko rodowe małżonka oraz jego numer PESEL;
12. data zawarcia związku małżeńskiego, numer aktu małżeństwa i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który ten akt sporządził, data rozwiązania związku małżeńskiego, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który rozwiązał małżeństwo, data zgonu małżonka, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który ten akt sporządził;
13. adres i data zameldowania na pobyt stały;
14. poprzednie adresy zameldowania na pobyt stały wraz z określeniem okresu zameldowania;
15. adres zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące wraz z określeniem okresu zameldowania;
16. tryb wymeldowania;
17. stopień wojskowy, nazwa, seria i numer wojskowego dokumentu osobistego oraz oznaczenie wojskowej komendy uzupełnień, w której ewidencji osoba pozostaje, lub potwierdzenie zgłoszenia się do rejestracji przedpoborowych;
18. seria i numer aktualnego dowodu osobistego oraz serie i numery poprzednich dowodów osobistych, daty ich wydania i daty ważności oraz oznaczenie organów wydających;
19. seria i numer karty pobytu wydanej w związku z udzieleniem zezwolenia na osiedlenie się, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich, zgody na pobyt tolerowany lub nadaniem statusu uchodźcy w Rzeczypospolitej Polskiej, data jej wydania, data ważności oraz oznaczenie organu, który ją wydał;
20. seria i numer dokumentu potwierdzającego prawo stałego pobytu, data wydania, data ważności oraz oznaczenie organu, który go wydał,
21. seria i numer karty stałego pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej, data wydania, data ważności oraz oznaczenie organu, który ją wydał.

3. W zbiorze danych byłych mieszkańców gromadzone są:

1. ich dane, o których mowa w ust. 2;
2. data wymeldowania;
3. data zgonu oraz numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził.

4. W zbiorze danych osób obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące gromadzone są:

1. dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1-6, 9-11, 13, 15 i 17-21;
2. seria i numer karty pobytu wydanej w związku z udzieleniem zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony lub zgody na pobyt tolerowany, data jej wydania, data ważności oraz oznaczenie organu, który ją wydał;
3. data wydania, seria i numer zaświadczenia o zarejestrowaniu pobytu obywatela Unii Europejskiej oraz oznaczenie organu, który je wydał,
4. seria i numer karty pobytu członka rodziny obywatela Unii Europejskiej, data wydania, data ważności oraz oznaczenie organu, który ją wydał,
5. seria i numer tymczasowego zaświadczenia tożsamości cudzoziemca, data jego wydania, data ważności oraz oznaczenie organu, który je wydał.

5. W zbiorze danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy gromadzone są:

1. dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1, 5, 13, 18, 19-21 i w ust. 4 pkt 2-5;
2. adres pobytu czasowego oraz zamierzony czas jego trwania.

6. W zbiorze meldunkowym obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy zamieszcza się także w przypadku cudzoziemców - datę przekroczenia granicy zgłoszoną przez cudzoziemca przy dopełnianiu obowiązku meldunkowego.

7. W zbiorze PESEL gromadzone są dane, o których mowa w ust. 2, ust. 3 pkt 3 i ust. 4 pkt 2-5.

Z uwagi na fakt, że gminny zbiór meldunkowy stanowi zbiór danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002r. nr 101, poz. 926 z póź. zm.) dane zawarte w w/w zbiorze podlegają ochronie stosownie do przepisów tej ustawy.

Jednakże zgodnie z art. 44g ust. 1 i art. 44h ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 roku o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity - Dz.U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z póź. zm.) dane zgromadzone w ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych można udostępnić następującym podmiotom:

I. Organ prowadzący zbiór meldunkowy i zbiór PESEL na pisemny wniosek zainteresowanej osoby - zobowiązany jest wydać w formie zaświadczenia pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby.

II. Dane ze zbiorów meldunkowych i zbioru PESEL udostępnia się, o ile są one niezbędne do realizacji ich ustawowych zadań, następującym podmiotom:

1. organom administracji publicznej, sądom, prokuraturze;
2. organom Policji, Straży Granicznej, Służbie Więziennej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Żandarmerii Wojskowej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu i strażom gminnym (miejskim);
3. organom kontroli skarbowej i wywiadu skarbowego;
4. państwowym i komunalnym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach;
5. Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi - w zakresie danych osób poszukiwanych.

III. Dane mogą też być udostępnione:

1. osobom i jednostkom organizacyjnym - jeżeli wykażą w tym interes prawny;
2. jednostkom organizacyjnym - jeżeli po ich wykorzystaniu w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku, dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osób, których dane dotyczą;
3. innym osobom i podmiotom - jeżeli uwiarygodnią one interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób, których dane dotyczą.

1. Dane ze zbiorów meldunkowych i zbioru PESEL udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu.
2. Dane udostępnione na podstawie wniosku, nie mogą być wykorzystane w innym celu niż wskazany w tym wniosku.
3. Wniosek składa się na formularzu.
4. Wzór formularza wniosku określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 listopada 2002 roku w sprawie wniosku o udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz.U. Nr 201, poz. 1702), który można uzyskać w pokoju numer 6 (ewidencji ludności).
5. Podmiotom, o których mowa w pkt II, dane można udostępniać za pomocą urządzeń teletransmisji danych, bez konieczności składania pisemnego wniosku, jeżeli spełnią łącznie następujące warunki:

a) posiadają urządzenia umożliwiające identyfikację osoby uzyskującej dane w systemie oraz zakresu, daty i celu ich uzyskania;
b) posiadają zabezpieczenia techniczne i organizacyjne uniemożliwiające wykorzystanie danych niezgodnie z celem ich uzyskania;
c) uzyskanie danych jest uzasadnione specyfiką lub zakresem wykonywanych zadań albo prowadzonej działalności.

6. Udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych i zbioru PESEL następuje:

a) dla podmiotów, o których mowa w pkt II - nieodpłatnie;
b) dla podmiotów, o których mowa w pkt III - odpłatnie.

7. Opłaty pobrane za udostępnienie danych stanowią dochód budżetu państwa.

Gminny zbiór meldunkowy i zbiór danych osobowych PESEL prowadzony jest w Referacie Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Bielsk Podlaski ul. Mikołaja Kopernika Nr 5, 17-100 Bielsk Podlaski, pokój numer 12, telefon: 85 7318124 – przez Panią inspektor Grażynę Rzepniewską, Panią inspektor Małgorzatę Kolandryk-Sadowską i Panią Annę Sakowską.