Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego w mieście Bielsk Podlaski

Rozdział 1.

Ustalenia ogólne

§ 1. 1. Niniejszy Regulamin reguluje:
1) cel i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w mieście Bielsk Podlaski,
2) zasady zapisu obrazu,
3) zasady udostępniania nagrań z monitoringu wizyjnego,
4) zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych.
2. Administratorem systemu monitoringu wizyjnego jest Urząd Miasta Bielsk Podlaski, 17-100 Bielsk Podlaski ul. Kopernika 1, reprezentowany przez Burmistrza Miasta Bielsk Podlaski.

Rozdział 2.

Cel monitoringu

§ 2. 1. System monitoringu wizyjnego ma na celu zapewnienie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochronę osób i mienia na terenie miasta Bielsk Podlaski.
2. Podstawą prowadzenia monitoringu wizyjnego jest art. 9a oraz art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm.)
Rozdział 3.
Zasady monitoringu
§ 3. 1. System monitoringu wizyjnego obejmuje kamery, rejestratory zapisujące obraz na dysku oraz monitory pozwalające na podgląd nagrań.
2. Umiejscowienie kamer monitoringu wizyjnego jest oznaczone na terenie miasta za pomocą tabliczek z piktogramami kamer.
3. Nagrania z systemu monitoringu wizyjnego obejmują jedynie obraz (bez dźwięku) zarejestrowany za pomocą kamer.
4. Monitoring wizyjny jest prowadzony całodobowo.
5. Dostęp do nagrań monitoringu wizyjnego mają następujące osoby: Burmistrz Miasta Bielsk Podlaski oraz upoważnione przez niego osoby.

Rozdział 4.

Ochrona danych osobowych

§ 4. 1. Administrator spełnia obowiązek wynikający z art. 13 RODO wobec osób, których wizerunek został utrwalony za pomocą systemu monitoringu wizyjnego zamieszczając klauzulę informacyjną w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Bielsk Podlaski. Treść klauzuli informacyjnej została określona w § 6 niniejszego Regulaminu.
2. Każdy z podmiotów objętych systemem monitoringu wizyjnego posiada prawo do:
1) dostępu do informacji o istnieniu monitoringu wizyjnego, jego zakresie i celu stosowania, danych rejestrowych i kontaktowych  Administratora i Inspektora Ochrony Danych,
2) dostępu do nagrań – tylko w uzasadnionych przypadkach wymienionych w niniejszym Regulaminie lub przepisach prawa.

Rozdział 5.

Udostępnienie i przechowywanie  nagrań

§ 5. 1. Zapis z systemu monitoringu może być udostępniony jedynie uprawnionym instytucjom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych, np. policji, sądom, prokuraturze, na ich pisemny wniosek.
2. Okres przechowywania danych wynosi do 30 dni licząc od dnia nagrania, następnie dane ulegają usunięciu poprzez ich nadpisanie przez nowe nagrania w cyklu pracy rejestratora, a w przypadku awarii bądź zmiany konfiguracji rejestratora, poprzez fizyczne zniszczenie nośników, na których nagrania były przechowywane. Jednakże czas przechowywania nagrań może być skrócony w zależności od możliwości technicznych systemu monitoringu, w szczególności od pojemności pamięci masowych rejestratora.
3. W uzasadnionych przypadkach na podstawie wniosków instytucji, o których mowa w ust. 1, w szczególności, gdy urządzenia monitoringu wizyjnego zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia, okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny.
4. Osoba fizyczna lub osoba prawna zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu na potrzeby przyszłego postępowania może zwrócić się pisemnie do Burmistrza Miasta Bielsk Podlaski z prośbą o ich zabezpieczenie przed usunięciem po upływie standardowego okresu ich przechowywania. Wniosek należy przesłać na adres: Burmistrz Miasta Bielsk Podlaski, ul. Kopernika 1, 17-100 Bielsk Podlaski lub złożyć w Biurze Podawczym Urzędu Miasta Bielsk Podlaski adres jak wyżej w terminie do 10 dni licząc od dnia, w którym zdarzenie mogło zostać zarejestrowane przez monitoring wizyjny. Wnioski złożone po tym terminie mogą nie gwarantować zabezpieczenia nagrania ze względu na możliwość jego usunięcia z rejestratora.
5. Wnioskodawca, o którym mowa w ust. 4 nie uzyskuje dostępu do zabezpieczonego nagrania.
6. Prawidłowo złożony wniosek musi zawierać dokładną datę i miejsce oraz przybliżony czas zdarzenia. Brak podania wymienionych danych, może stanowić podstawę do niezrealizowania wniosku o zabezpieczenie nagrania.
7. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, o którym mowa w ust. 6, Burmistrz Miasta Bielsk Podlaski informuje wnioskodawcę o zabezpieczeniu materiału oraz o terminie przechowywania nagrania wynoszącym 3 miesiące od dnia nagrania.
W informacji udzielonej przez Burmistrza znajduje się pouczenie o konieczności wystąpienia z wnioskiem o wydłużenie terminu zabezpieczenia materiału przed jego upływem.
8. Zabezpieczone nagranie jest fizycznie niszczone po upływie terminu wskazanego w ust. 7 w przypadku braku wniosku o wydłużenie tego terminu.
9. Osoba upoważniona do dostępu do zapisu monitoringu sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi:
1) numer porządkowy kopii,
2) okres, którego dotyczy nagranie,
3) źródło danych, np.: numer kamery rejestrującej,
4) data wykonania kopii.
10. Kopia nagrania podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego sporządzonym na wniosek osoby zainteresowanej. Rejestr zawiera następujące informacje, a w szczególności:
1) numer porządkowy kopii;
2) okres, którego nagranie dotyczy;
3) źródło danych, np.: kamera nr…;
4) data wykonania kopii;
5) dane osoby, która sporządziła kopię;
6) podpis osoby, która sporządziła kopię;
7) informacje o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii.

Rozdział 6.

Klauzula obowiązku informacyjnego

§ 6. Ustala się wzór klauzuli informacyjnej o brzmieniu następującym:
"1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane RODO) informuje, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych zarejestrowanych poprzez system monitoringu wizyjnego jest Urząd Miasta Bielsk Podlaski z siedzibą przy ul. Kopernika 1, 17-100 Bielsk Podlaski, tel. 85 731 81 01, e-mail: um@bielsk-podlaski.pl     
2) Inspektor Ochrony Danych - można się z nim skontaktować pod numerem tel. 85 731 81 39, e-mail: iod@bielsk-podlaski.pl
3) Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku zarejestrowanego poprzez system monitoringu wizyjnego przetwarzany będzie w celu zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz w celu ochrony mienia na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
b) art. 6 ust. 1 lit. e) RODO przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
c) art. 9a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Gmina w celu zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej może stosować środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu (monitoring) w obszarze przestrzeni publicznej, za zgodą zarządzającego tym obszarem lub podmiotu posiadającego tytuł prawny do tego obszaru lub na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie gminy lub jednostek organizacyjnych gminy, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli lub ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej,
d) art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona. Ochrona mienia obejmuje w szczególności monitoring na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie gminy i na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych.
2. Odbiorcami do których mogą być przekazane Pani/Pana dane osobowe będą:
1) podmioty, z którymi Administrator zawarł umowy na świadczenie usług serwisowych dotyczących systemu monitoringu wizyjnego,
2) podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora tj. podmioty, które w imieniu Administratora przetwarzają Państwa dane osobowe na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
3) podmioty uprawnione do uzyskania dostępu do danych osobowych w postaci wizerunku z nagrań systemu monitoringu wizyjnego:
a) osoby upoważnione przez Administratora,
b) osoby obserwowane w związku z realizacją ich praw i ich przedstawiciele,
c) organy publiczne w ramach konkretnego postępowania prowadzonego na podstawie przepisów prawa,
d) odbiorcy w związku z prawnie uzasadnionym interesem.
3. Pani/Pana dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu wizyjnego będą przechowywane:
1) przez okres 30 dni od dnia nagrania,
2) po upływie okresów nagrania zawierające dane osobowe będą podległy zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej,
3) do czasu prawomocnego zakończenia postępowań, w których nagrania incydentów stanowią dowód.
4. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
1) informacji o istnieniu monitoringu w określonym miejscu, jego zasięgu, celu, czasie przetwarzania, nazwie Administratora, jego adresie i danych do kontaktu,
2) informacji o objęciu osoby monitoringiem wizyjnym,
3) dostępu do swoich danych,
4) ochrony swojego wizerunku przed rozpowszechnianiem, chyba, że przepisy odrębne stanowią inaczej,
5) ich usunięcia, w sytuacji, gdy minął okres przechowywania nagrań i gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa (lub w ramach sprawowania władzy publicznej),
6) ograniczenia przetwarzania,
7) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
8) wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).
5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
6. Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. e) RODO informacja, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych przebywając w strefach objętych monitoringiem wizyjnym:
1) Pani/Pana dane osobowe w postaci wizerunku będą przetwarzane w celach, o których mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu. Przetwarzanie jest niezbędne i jest wymogiem ustawowym służącym realizacji wskazanych prawnie celów.
7. Przetwarzanie Państwa danych osobowych nie będzie podlegało zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO."

Rozdział 7.

Postanowienia końcowe

§ 7. 1. Dane osobowe zarejestrowane za pomocą systemu monitoringu wizyjnego podlegają ochronie, nie stanowią informacji publicznej, są informacjami poufnymi w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, nie podlegają udostępnieniu nieuprawnionym podmiotom.
2. Osoby mające wgląd do obrazu rzeczywistego lub nagrań archiwalnych z monitoringu wizyjnego, zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych. Administrator wyda tym osobom stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, a z podmiotami zewnętrznymi zawrze stosowne umowy powierzenia danych osobowych.
§ 8. Regulamin zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Bielsk Podlaski.